01
問い合わせを、ツールの間で迷子にしない。
メールに届いた内容を表へ転記し、次の対応は誰かが覚えていることに頼っている。
Pagewright が取り組むこと
引き継ぎを整理し、現在使っている適切なツールを連携。受付の返信、記録、次のタスクを準備し、必要な部分には人の確認を残します。
- 整理された問い合わせの流れ
- 実行条件と例外時の対応
- 検証済みの引き継ぎと担当者
業務の自動化
時間を奪う事務作業を、 自動化しませんか。
転記、不足情報の確認、同じメールの準備。日々繰り返す作業を、今あるツールの連携で整理します。必要な検証と人による承認を残したうえで、自動化する範囲を決めます。
内容と料金を確認してから、ご判断いただけます。
ワークフローの例
学期はじめの生徒登録
- 01登録内容が届く
- 02自動で検証
- 03アカウント作成と登録
- 04スタッフが確認・承認承認
- 05案内メールと記録
実際に納品したツールの流れです。実在の生徒情報を扱うため、画面は掲載していません。
まず、気になることから
時間を減らしても、確認する権限は手元に残したい。
繰り返し作業は分かっていても、情報の誤りや途中の失敗が心配かもしれません。例外も含めて実際の流れを整理し、自動で進める部分、確認する部分、問題が起きたときの担当を合意します。
この仕事で整えること
同じ情報の転記を減らす
既存システム間の合意した工程をつなぎます。どの情報を元にするかを明確にし、不要な再入力を減らします。
判断は人が行う
不足や不適切な情報を検証で見つけます。判断が必要な場面には、人による承認を残します。
何が起きたか確認できる
実行ログと失敗時の対応を決め、確認しやすい流れに。引き継ぎでは、見方と対処方法をご説明します。
ご相談の例
こんな場面で、お手伝いできます。
以下はご依頼内容の例です。実際の制作物と範囲は、お客様の状況に合わせて決めます。
02
同じ情報を、何度も入力しない。
同じ案件情報をフォーム、資料、連絡メールへ打ち直すたびに、間違いが起こりやすくなる。
Pagewright が取り組むこと
信頼できる情報の起点を決め、ツール間で扱う内容を整理。通常時と失敗時の動作を確認してから、手順を引き継ぎます。
- 情報の保管元の明確化
- 小さく検証した自動化
- 変更・失敗時の対応手順
実際のワークフロー
学期はじめの 生徒登録。
大阪の学校向けに構築した実際の流れです。5 つの工程を順に進み、ご家庭に何かが届く前に、必ず人が確認する工程があります。
- 01自動
登録内容が届く
申込フォームからの登録情報が、処理待ちとしてまとまります。
- 02自動
まず検証
重複、必須項目の欠落、書式の誤りを自動でチェック。問題のある行は処理せず報告します。
- 03自動
アカウントと登録
Google アカウントを作成し、Classroom とメール配信リストに追加します。
- 04スタッフの承認
人による確認
スタッフが準備された内容を確認し、承認するまでご家庭には届きません。
- 05自動
案内メールと記録
ウェルカムメールを送信し、実行ログを残します。失敗した工程だけを再実行できます。
このツールは実在の生徒情報を扱うため、ツール自体の画面は掲載していません。
参考
大阪 YMCA インターナショナルスクール
非公開の登録自動化と並行して動いている、公開サイトです。自動化ツール自体は掲載していません。
サイトを見る含まれるもの
もう手作業でやらなくていい、 そのための全て。
- ワークフロー監査 — 手順を洗い出し、自動化する範囲を合意します
- 自動化のセットアップ — 既存のツール上で構築・テスト
- わかりやすい言葉でのドキュメント、専門用語なし
- 月次のチェックと微調整で、変化にも対応
構築前に手順を可視化
運用前にテスト
チームのためのドキュメント
決める前に、確かめたいこと
ためらう理由も、お聞かせください。
例外が多い業務でも自動化できますか？
繰り返せる部分と判断が必要な部分を分けられるか確認します。曖昧なケースや慎重な扱いが必要なケースは、人に戻す境界を作業の流れに組み込みます。
使っているソフトを全部変える必要がありますか？
まず既存のツールから検討します。連携機能、権限、利用料金を確認し、現実的な方法を決めます。新たなソフトや継続費用が必要なら、作業範囲に入れる前に相談します。
複数のサービスをまとめて任せたいですか？
グロースプランでサイト保守、Google・Meta 広告、毎月のページ改善とSNS制作をまとめて。販促物や自動化も追加できます。
FAQ
自動化 よくある質問。
明朗な価格、 費用と対応範囲を事前に明確にします。
自動化は、合意した業務フロー・テスト・引き継ぎの範囲でお見積りします。継続保守は別途書面で確認します。
初期構築費は月額とは別にお見積りし、外部サービスの利用料は各提供元へのお支払いとなります。
料金の詳細を見る次の一歩
繰り返している作業の流れを教えてください。
何をきっかけに始まり、どのツールで、どこに確認や転記があるかをお知らせください。個人情報を含む顧客データではなく、説明や匿名化した例で構いません。
業務の流れを相談するメールでもご相談いただけます：hello@pagewright.co.uk
今の状況を共有
困っていること、実現したいこと、予算や時期の制約をお知らせください。
合う進め方を確認
現在の仕組みと必要な情報を確認し、最初の作業範囲を相談します。
見積りを見て判断
作業内容、料金、担当、外部費用を書面で確認してからご判断いただけます。